Você sabe o que é o sistema Kanban de produção?

Você sabe o que é o sistema Kanban de produção?

A eficiência nos fluxos de trabalho é um dos problemas mais comuns das empresas. Afinal, a administração de processos exige métodos e estratégias capazes de manter a produtividade e de integrar as tarefas com objetivos claros. Nesse contexto, o sistema Kanban é uma incrível alternativa para quem quer alcançar esses resultados.

Utilizada amplamente em fábricas e sistemas produtivos, essa metodologia trabalha para intensificar a eficiência da produção, com foco na gestão de tarefas e na conclusão de demandas.

Ao implementar o sistema Kanban em sua empresa, você aprimorará a comunicação entre todos os setores, o que contribuirá para a redução de falhas, ruídos e retrabalhos. Quer colher esses benefícios? Então, acompanhe este post para saber mais a respeito!

O que é o sistema Kanban?

O Kanban surgiu no Japão, na década de 70, dentro da famosa Toyota Motor Company. Também conhecida como Gestão Visual, Sistema Toyota ou Just in Time (JIT), a metodologia foi criada sob a premissa de diminuir o número de atrasos na coordenação de peças, conforme a demanda solicitada.

Por ter um histórico dentro da Toyota no modo de produção JIT, muitas pessoas se confundem e acham que o Kanban é a mesma coisa que o sistema Just in Time. Apesar disso, é importante saber que ele apenas integra o programa.

Para controlar o fluxo das atividades propostas no ambiente empresarial, o sistema Kanban se baseia em referências visuais. Elas estão sempre ligadas aos itens, lugares comuns da fábrica, murais da linha de produção e, também, em computadores com alternativas eletrônicas.

Na maioria dos casos, são utilizados post-it´s com cores e tamanhos diferenciados para organizar as tarefas que precisam ser feitas, que estão em produção e as que já foram concluídas. É disso que vamos falar agora, então, continue acompanhando o post!

Como o Kanban funciona?

Geralmente, o Kanban é formado por três campos básicos:

  1. to do (para fazer);
  2. doing (em execução);
  3. done (finalizado).

Esses são os campos principais. Mas, dependendo do objetivo ou do segmento da empresa, podem ser feitas inserções.

Cada campo definido deve ser abastecido com as informações sobre uma determinada tarefa descrita em um cartão, ou post-it. Acompanhado da descrição, deve estar o nome do responsável pela tarefa e a hora em que o pedido foi feito.

Conforme o funcionário desenvolve o trabalho, ele mesmo pode reposicionar o cartão no campo adequado, “cadastrando” uma próxima atividade e, assim, fazendo a fila andar.

Para reforçar a característica visual do sistema, muitas empresas aproveitam as cores do semáforo para realçar o significado dos campos. Sendo assim, a cor verde indica que a produção vai bem, o amarelo mostra que a tarefa precisa de atenção e o vermelho destaca que a situação está crítica.

As cores não precisam seguir necessariamente esse padrão, principalmente quando há outros campos inseridos. Além de identificar o andamento das atividades, elas podem ajudar a nomear os setores da instituição, entre outras utilidades.

Quais as vantagens do sistema Kanban?

As características do Kanban podem trazer ganhos substanciais para as empresas que optam por sua implementação. Dentre os benefícios, destacamos os principais:

  • limitação da quantidade de estoque máximo;
  • restrição de gastos desnecessários;
  • delegação de tarefas;
  • redução de tempo ocioso entre os colaboradores;
  • aumento da produtividade;
  • maior clareza do fluxo de tarefas;
  • maior comprometimento com as responsabilidades;
  • engajamento e apoio colaborativo entre os funcionários;
  • melhor organização das atividades;
  • senso de urgência dos prazos.

A eficiência do sistema Kanban é muito fácil de ser calculada. Basta que o número de post-it´s nas fileiras “para fazer” e “fazendo” seja menor do que a coluna das tarefas concluídas!

A otimização do processo produtivo é uma das maiores vantagens da metodologia. Entretanto, para isso, é necessário cuidar para que todas as atividades sejam realizadas dentro do período estipulado, independentemente das variações de estoque e demanda.

Além das boas consequências citadas acima, o uso de um sistema visual desburocratiza a atribuição de novas tarefas e a realização de novos processos. Isso porque o número de cartões passa a identificar as demandas de maneira simples e prática, substituindo a necessidade de documentos e ofícios de difícil circulação.

O que pode dar errado no sistema Kanban?

Até aqui, você já deve ter se convencido de que a metodologia Kanban é bastante promissora para as empresas, certo?

Entretanto, como todo sistema que tem tudo para dar certo, é necessário ficar de olho em alguns quesitos para que as coisas funcionem de maneira positiva. Vamos conhecê-los melhor agora:

Atualização disciplinada

Uma das maiores dificuldades na aplicação do sistema é a necessidade de disciplina dos colaboradores quanto à atualização dos movimentos.

O quadro Kanban é uma ferramenta visual de grande potencial, mas, para isso, é preciso ter compromisso com a atualização constante quanto ao andamento das tarefas. Sem isso, é impossível fazer a análise das informações para a tomada de decisões. Caso o processo seja desarmônico nesse ponto, o sistema Kanban perde a sua utilidade.

Características do projeto

Esteja atento às particularidades de cada processo que deverá ser monitorado em busca de saber se ele, de fato, combina com a metodologia proposta. É importante saber que nem todo tipo de procedimento pode ser monitorado pelo sistema.

O insucesso da metodologia implantada não significa necessariamente que o Kanban foi inserido de forma errada ou que o projeto apresenta falhas. Para resolver isso, basta investir na análise das tarefas associadas ao setor, fazendo um teste de aplicabilidade do método.

Sobrecarga de funcionários

Tome o cuidado de limitar a quantidade de atividades que podem ser feitas dentro da organização de forma simultânea. Para não sobrecarregar alguns funcionários, é preciso que as tarefas sejam bem distribuídas, evitando o inverso do ócio.

Lembre-se que, com um sistema de controle extremamente visual, erros desse tipo ficam ressaltados e expostos para toda a empresa. Afinal de contas, os nomes dos responsáveis pelas tarefas devem acompanhar os cartões no quadro.

O Kanban oferece uma oportunidade incrível de facilitar a administração das atividades, promovendo uma cultura organizacional transformadora. Com o avanço tecnológico, fica cada vez mais fácil encontrar alternativas colaborativas e móveis de aplicar os princípios dessa técnica de diferentes formas.

Se você decidir por utilizar o sistema, levando em consideração os itens que elencamos neste post, terá grandes chances de sucesso ao aumentar a qualidade e a produtividade das linhas de produção por meio da boa comunicação, clareza de informações e uma gestão de prazos justos.

Achou o sistema Kanban interessante como ferramenta para gerenciar tarefas? Então, compartilhe este artigo em suas redes sociais e ajude na disseminação de conteúdo útil para a cultura da boa gestão!

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