Upgrade ISO 9001:2015 como saber quando pedir ajuda

Upgrade ISO 9001:2015 como saber quando pedir ajuda

Como você já deve saber, as mudanças que vieram com a ISO 9001:2015 alinharam a certificação aos novos formatos do mundo corporativo quanto às abordagens de economia e qualidade. Afinal, como os mercados se movem, as normas que ditam os padrões de eficiência nos processos precisam se atualizar para manter tudo em sincronia.

Por conta das peculiaridades sistemáticas e burocráticas da ISO 9001, contratar uma consultoria especializada é a prática mais comum entre as empresas que desejam implementá-la. Esse apoio é bem-visto em diversos sentidos, facilitando que a inclusão da norma vá além de um certificado e passe a provocar mudanças concretas que atingem toda a organização.

Entretanto, nada impede que os gestores de qualidade das empresas decidam se arriscar e encarem a certificação sem ajuda das consultorias. Isso porque contratar uma empresa parceira no processo não é um fundamento obrigatório.

Se você sente que o tempo está passando rápido e o prazo para adequar sua empresa às novidades da versão ISO 9001:2015 já se esgotou, este post é para você.

Nas linhas seguintes, vamos apresentar quais os passos para realizar o upgrade da norma, indicando os momentos onde será necessário pedir ajuda. Confira o artigo e decida se vale a pena correr o risco!

Defina uma equipe de implementação

O empreendedor que decide por não contratar uma consultoria especializada deixará o serviço nas mãos do responsável interno pela qualidade. Se você é esse profissional, saiba de antemão que não poderá fazer nada sozinho.

O primeiro passo é definir a equipe de gestão. Trata-se de um comitê da qualidade que trabalhará para garantir a implementação e manutenção dos processos do Sistema de Gestão.

Além de comunicar à direção quanto ao desempenho dos processos implementados, esse time também deverá promover a conscientização a respeito dos requisitos do cliente na empresa.

Para montar sua equipe, você precisará de profissionais organizados, persistentes e bem treinados, que conheçam a cultura organizacional da sua empresa, as tarefas empregadas e os métodos de gestão vigente.

É importante destacar que o papel da liderança na ISO 9001:2015 recebeu uma série de alterações destacando a relevância e responsabilidades da Alta Direção. Desse modo, você precisará estar bem inteirado sobre o assunto.

Promova um diagnóstico corporativo

A verdadeira aplicabilidade da norma se dá diante da clareza de todos os processos dentro da empresa. Portanto, nada melhor para a implementação do que o envolvimento de quem conhece a organização em detalhes.

O diagnóstico corporativo, nesse caso, deve ser feito com técnica e paciência, sempre apontando aquilo que se espera de melhoria.

Identificar o contexto da organização é essencial para determinar os parâmetros internos e externos que podem impactar o negócio e a satisfação do cliente. Por incrível que pareça e por mais que você conheça a empresa melhor que qualquer outro especialista contratado, esse pode ser o primeiro momento para pedir ajuda.

Tarefas aparentemente simples como o mapeamento das partes interessadas e pertinentes ao Sistema de Gestão, ou até mesmo a criação de checklists de qualidade, podem se revelar verdadeiros desafios.

Quando você começa a ignorar pequenas etapas no diagnóstico, a princípio, tudo parece ir bem. Porém, no final do processo, é possível que você se depare com enormes problemas decorrentes da superficialidade e falta de técnica dos primeiros passos.

Especialistas na certificação já estão acostumados a explorar todas as ferramentas que possibilitarão a melhoria contínua dos processos, executando um diagnóstico mais eficiente e preparado. Assim, procurar ajuda de uma pessoa de fora, que não tenha os “vícios” da empresa, pode ser uma verdadeira chave para acelerar todo o processo.

Planeje o Sistema de Gestão

Planeje o Sistema de Gestão de acordo com as particularidades do upgrade de versão, definindo os objetivos, riscos e oportunidades capazes de impactar o planejamento firmado. O ideal é elaborar um cronograma detalhado com as etapas e prazos até a obtenção do certificado.

Os recursos que deverão atender à implementação ou renovação da norma precisam estar preparados: as pessoas envolvidas, infraestrutura, recursos de acompanhamento e medição, ambiente de processos, por exemplo.

O envolvimento das pessoas da empresa é uma das maiores dificuldades ligadas à certificação. Muitas vezes, o gestor dessa área é visto como “o cara chato da qualidade”. Isso contribui para que os colaboradores não se engajem tanto com as iniciativas. Desse modo, se você não se sentir firme para lidar com esses problemas, seja franco com os diretores e peça suporte.

Implemente os requisitos da ISO 9001:2015

A etapa mais difícil chegou e nela você terá que trabalhar a operação da empresa, atuando nas atividades de todas as partes interessadas.

Todos os esforços devem ser voltados para a implementação do sistema de acordo com as mudanças da última versão. Para isso, os colaboradores precisarão ser devidamente treinados em busca da familiarização com os processos.

É muito comum que os funcionários estranhem os novos procedimentos e se apeguem aos hábitos antigos de forma emocional. Pequenas discordâncias podem se tornar uma bola de neve. Nesse ponto, a consultoria de gestão consegue atuar de forma mais racional, facilitando a ocasião.

Na hora da migração da ISO, a contratação de consultores sempre soará como o melhor grito de socorro, visto que esses profissionais possuem o conhecimento atual e necessário, além de possuir experiências adquiridas em outros clientes.

Execute a auditoria interna

Depois de finalizar o processo de implementação, é necessário verificar o nível de aderência do sistema de gestão aos requisitos da norma por meio de uma auditoria interna. Além de ser um requisito obrigatório da ISO 9001, trata-se de excelente oportunidade para identificar e tratar eventuais não-conformidades e propor melhorias no sistema de gestão antes da auditoria de certificação.

Seja sincero com sua própria capacidade em gerenciar o projeto. Com todas as mudanças que a versão de 2015 trouxe para a norma, você está realmente capacitado para liderar esse processo de implementação?

Caso a resposta não seja positiva, você pode optar por fazer um curso específico sobre as mudanças da ISO 9001:2015 ou até mesmo contratar uma empresa especializada para realizar a auditoria interna em sua empresa.

Contrate a auditoria de certificação

Por fim, contratar algum órgão certificador para cumprir a auditoria oficial é o passo final para a obtenção do certificado. Apesar disso, a implementação da ISO deixa um legado na empresa que precisa ser mantido. Se você busca o upgrade da norma é porque já sabe que o processo de Gestão da Qualidade deve ser contínuo.

É possível conseguir realizar todas as etapas sem a ajuda de uma consultoria. Porém, essa tarefa pode não ser fácil ou sair como deveria. A Pollon oferece cursos à distância para atualização e capacitação referente a ISO 9001:2015. Se você quiser saber mais sobre como aprender a interpretar os requisitos da certificação, clique aqui e descubra como obter auxílio.

 

No Comments

Cancel