O velho e bom PDCA na nova versão da ISO 9001

O velho e bom PDCA na nova versão da ISO 9001

Como você já deve saber, o ciclo PDCA é uma das metodologias mais utilizadas para melhorar a eficiência dos processos em empresas de diversos portes e segmentos. O que pouco se sabe é que o PDCA na ISO 9001 representa mudanças significativas que nem sempre podem ser enxergadas facilmente.

A garantia de sobrevivência e competitividade que esse famoso ciclo pode proporcionar a uma organização que deseja padronizar seus processos é muito bem vista pelos órgãos certificadores.

Isso porque tal ciclo possibilita um controle das atividades em prol da redução das chances de erros, facilitando as tomadas de decisão como poucos métodos, de fato, podem fazer.

O ciclo PDCA (ou ciclo de Deming) ajuda a clarear os procedimentos trazendo mais agilidade e compreensão das etapas que envolvem a gestão da qualidade nas empresas.

Com a atualização da ISO 9001 em setembro de 2015, alguns conceitos do ciclo foram readaptados em busca de uma melhor compreensão e aplicabilidade da norma nas instituições.

Sendo assim, as mudanças necessárias tornaram a estrutura de seções mais próximas às vertentes do bom e velho PDCA. A seguir, você entenderá melhor qual o resultado dessa adaptação na nova versão da ISO.

O ciclo PDCA na ISO 9001:2015

Antes de tudo, você precisa ter em mente que a sigla PDCA é a abreviação das iniciais de cada etapa em inglês. Plan, Do, Check e Action. Planejar, Fazer, Checar e Agir.

O ciclo PDCA tem tudo a ver com a ISO 9001. Afinal de contas, a norma nada mais é do que a adaptação de todos os processos de uma determinada empresa de uma forma global a uma abordagem Plan-Do-Check-Act.

Mesmo com a quantidade de documentos e exigências que fazem parte das etapas, o significado real nunca pode ser perdido.

Como sabemos, o Sistema de Gestão da Qualidade é conhecido pelos padrões que são estabelecidos para manter o controle das etapas de um produto ou serviço, seguindo desde a sua concepção até a ação de melhoria que segue após a verificação da execução.

Ou seja, ele funciona basicamente como um grande espelho do planejar, fazer, checar e agir. Cada etapa da norma é acompanhada por itens e requisitos que existem para facilitar a realização dos processos de maneira padronizada e eficiente.

Sendo assim, se pensarmos na estrutura da ISO 9001:2015 na abordagem do PDCA, teremos a seguinte correlação:

Etapa relativa no PDCA

  Item da ISO 9001:2015

Planejamento

  4 – Contexto Organizacional

  5 – Liderança 

  6 – Planejamento

Execução 

  7 – Apoio

  8 – Operação

Verificação

  9 – Avaliação de Desempenho

Ação

  10 – Melhoria

Você consegue perceber como a metodologia se encaixa na norma de forma perfeita?

Como a estrutura funciona na prática

Agora vamos analisar os subitens da norma para detalhar de maneira ainda mais comparativa. Esta é a influência do PDCA na ISO 9001:2015: a maneira como o método estrutura as etapas, regendo todo o funcionamento do sistema de gestão da qualidade.

Observe que a sistemática do ciclo não apenas molda a organização, como também define os parâmetros a serem planejados e controlados.

Plan – Planejar

Antes de tudo, a empresa precisa estudar seu contexto organizacional e estudar a melhor forma de abordar riscos e oportunidades. O item 6 trata a concepção do sistema a ser implementado.

Entender bem o negócio, suas características, questões externas e internas, partes interessadas envolvidas, definir o escopo, a política da qualidade, as responsabilidades, autoridades, os papéis das pessoas e, por fim, planejar o sistema considerando riscos e oportunidades é o primeiro passo para garantir a definição de objetivos claros, mensuráveis e exequíveis e também que caminhos serão traçados no percurso da melhoria.

Do – Fazer

Os itens 7 e 8 da norma são Apoio e Operação. Eles dizem respeito à execução dos processos por meio de suporte e etapas de preparo.

Se quiser executar os caminhos da certificação, a empresa precisará prover pessoas, infraestrutura, equipamentos e recursos para os que os processos do sistema de gestão possam funcionar e gerar os resultados esperados.

Além disso, será necessário ter conhecimento organizacional e determinar os melhores métodos de comunicação interna e externa, prezando sempre por documentar as informações relativas aos processos.

Por requerer uma mudança estrutural na cultura da empresa, a etapa do “Fazer” não é nada fácil uma vez que padronizar operações exige segurança na hora de definir os requisitos para os produtos e serviços.

Check – Checar

O item 9 trata da verificação do desempenho obtido pelos processos na realização das atividades que foram planejadas. Nesse ponto, a empresa precisa acompanhar, medir e checar tudo o que foi empregado por meio das auditorias internas, das avaliação de desempenho e também das análises críticas do sistema de gestão pela Alta Direção.

Act – Agir

Por fim, o item 10 resolve as questões de praticidade nas ações de melhoria. As análises realizadas devem abrir caminho para o registro de não conformidades e, consequentemente, quais as ações corretivas em prol de sanar os problemas mapeados.

A melhoria contínua no PDCA

A implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade planta na empresa o conceito de que sempre será possível melhorar algo.

Quando as não conformidades são identificadas, o próximo passo é trabalhar em cima desses erros. Somente assim, a empresa pode crescer de forma saudável se tornando cada vez mais competitiva e completa.

Processos mal elaborados levam ao retrabalho e à geração de custos desnecessários. Para piorar, os funcionários tendem a ficar descomprometidos e desestimulados, trazendo improdutividade para o cotidiano organizacional.

O ciclo PDCA também é conhecido como “ciclo da melhoria” e esta é, certamente, uma forte razão para ter sido trazido para o contexto nova versão da ISO 9001 de forma tão clara e esquemática, uma vez que assegura uma rota para ajustes contínuos.

Para muita gente, falar de ISO 9001 se trata apenas de imaginar a implantação de uma quantidade enorme de requisitos, de burocracia, de procedimentos e instruções e, ao final da empreitada, receber uma auditoria de um organismo certificador.  Porém, um bom gestor da qualidade consegue muito enxergar além disso: se bem implementado, o sistema de gestão se torna leve, inteligente e útil como ferramenta efetiva de gestão do negócio.

Se você quer apurar essa visão, é extremamente importante entender como a sistemática baseada no ciclo de Deming pode trazer vantagens e contribuir com o direcionamento de empreendimento.

Por meio dela, a empresa sempre terá a oportunidade de planejar o que será realizado, verificar a execução das ações e gerar um excelente comparativo, objeto essencial para melhorar o sistema.

Todas as vezes em que você decidir ligar processos separados utilizando uma linha que segue em prol da melhoria, você estará andando na direção de oferecer ajuda para a melhoria dos processos individuais e agrupados, causando o bem que a organização necessita.

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