O que é um sistema de gestão integrada e para que serve?

O que é um sistema de gestão integrada e para que serve?

Um Sistema de Gestão Integrada (SGI) é desenvolvido com o objetivo de atender simultaneamente a vários padrões normativos. Isto é: uma empresa que tem mais de um sistema de gestão (ISO 9001, ISO 14001 etc.) pode optar por organizar as várias normas em uma estrutura única.

A grande vantagem de um SGI é desburocratizar os processos, eliminando redundâncias e facilitando o entendimento da aplicabilidade dos requisitos das várias normas envolvidas na organização.

Quer entender melhor o assunto? Continue lendo e veja quais são as implicações de um SGI na empresa em que você atua!

O que é um Sistema de Gestão Integrada?

O SGI é uma ferramenta para gerenciamento que tem por objetivo aliar aspectos como:

  • qualidade;
  • meio ambiente;
  • responsabilidade social;
  • segurança e saúde ocupacional no trabalho;
  • segurança da informação;
  • recursos humanos;
  • controle financeiro.

Para as companhias que trabalham com variados sistemas de gestão, há a necessidade de integração. Isso ocorre justamente porque uma forma de gerenciamento influencia todas as outras.

Portanto, o SGI surge para facilitar o dia a dia e todas as faixas hierárquicas das empresas. Ele também auxilia no cumprimento eficiente de inúmeras normativas.

Com o SGI, adota-se a integração plena dos processos, que visa aperfeiçoar e simplificar os procedimentos para as certificações da organização. Sendo assim, o passo a passo para conquistar os certificados ocorre com auditoria única.

É possível, por exemplo, tratar os diversos processos voltados para a Gestão Ambiental (SGA), Gestão de Saúde e Segurança do Trabalho (SGSST), Gestão da Responsabilidade Social (SGRS) e Gestão de Qualidade (SGQ) de forma unificada.

Ou seja: se uma companhia tiver que trabalhar com esses quatro sistemas de maneira concomitante, o SGI atuará integrando os procedimentos. Dessa forma, os resultados serão agilizados e aperfeiçoados; e, para as certificações, tudo será feito de uma só vez.

Por mais que não exista uma certificação para o SGI, especificamente, é possível trabalhar os certificados em conjunto, aliando Segurança do Trabalho, Meio Ambiente e Qualidade, por exemplo.

Em quais situações é preciso contar com um Sistema de Gestão Integrada?

Empresas de vários portes podem ter filiais ou parceiros em diversos locais, adaptando-se às particularidades de cada instância e dando conta de certificações e normativas exigidas para cada ângulo da companhia. Nesse sentido, a implantação do SGI é necessária para manter o padrão e simplificar os processos.

Afinal, evitam-se problemas ao melhorar a comunicação entre os envolvidos em cada Sistema de Gestão, integrando os variados procedimentos. Dessa maneira, ter todos os dados necessários para uma boa performance em uma gestão unificada facilita o dia a dia e promove a economia de recursos.

Isso porque a falta de um Sistema de Gestão Integrada pode gerar retrabalho, em especial quando é preciso passar pelo crivo de diversas certificações. Estar preparado é importante e, com o SGI, é possível evitar desperdício de recursos ou de potencial humano.

Quais benefícios o SGI proporciona?

Diminuição de acidentes e dos impactos ambientais

Quando se pensa em qualidade, segurança do trabalho e meio ambiente, com cada sistema sendo gerenciado de forma separada, fica bem mais complexo tratar da prevenção de acidentes.

Com um SGI, todas as áreas passam a trabalhar em prol desse objetivo, economizando tempo e aprimorando processos. Com isso, contribui-se para a segurança no trabalho e a qualidade do meio ambiente.

Economia de recursos e aumento da qualidade

Com a integração dos processos, é necessário menos esforço de tempo, de dinheiro e do próprio colaborador para dar conta dos diversos sistemas de uma companhia. Isso, além de diminuir os custos em todos os sentidos, aumenta a qualidade.

Assim sendo, a melhoria contínua é percebida pela clientela — externa e interna — e pelos demais parceiros, potencializando a performance no mercado e tornando-se um diferencial para a empresa, o que pode aumentar sua lucratividade.

Redução das falhas nos processos

A integração dos sistemas de gestão consegue, por sua vez, diminuir a burocracia. E, com isso, as chances de falha são exponencialmente reduzidas, uma vez que torna-se possível a compatibilização dos procedimentos entre si.

Isso ocorre principalmente devido à otimização do tempo, ao aperfeiçoamento potencializado pelos treinamentos integrados e à conscientização mais eficiente de todos os envolvidos.

Além disso, é possível prever pontos críticos em cada sistema e, ainda, verificar se um procedimento interfere nos outros. Esse aspecto, uma vez observado de maneira unificada, facilitará as tomadas de decisão para ajustes nos processos, evitando retrabalho.

Padronização e consistência de processos

Quando se adota um SGI, a primeira meta deve ser padronizar os processos empresariais para corresponder às exigências dos diversos sistemas e certificações. Todos os detalhes precisam estar avaliados em um único ambiente, facilitando os procedimentos e as tomadas de decisão.

Como resultado, você poderá dar mais consistência ao trabalho, especialmente se a companhia estiver em crescimento. Mesmo que não tenha que lidar com a complexidade de um grande empreendimento, ainda é importante ter processos compreensíveis para médios e pequenos negócios.

Mais dados sobre a empresa

Tomar decisões com base apenas em instinto ou “achismo” não é uma boa ideia em nenhuma organização, independentemente de setor, porte ou outras características. Qualquer ação empresarial deve apoiar-se em evidências e dados quantificáveis. Um Sistema de Gestão Integrada também pode ajudar a obtê-los de forma rápida e confiável.

A principal função do SGI, nesse sentido, é permitir que você acompanhe todos os sistemas sob uma mesma lente, entendendo como eles se relacionam e facilitando o momento da auditoria. Com esta mesma ferramenta, é possível gerar estatísticas mais detalhadas, com todos os recursos os quais você precisa conhecer para tomar as melhores decisões.

Otimização de seu tempo de planejamento

Um SGI também permite a otimização do tempo. Sem esse recurso, você teria que coletar informações de várias fontes manualmente, organizá-las por conta própria e, só depois, começar a estudar os possíveis cursos de ação e concomitâncias, fazendo certificações separadamente.

O tempo exigido nesse processo pode custar desde mais recursos até a perda de uma janela de oportunidades. Conseguir tomar uma decisão acertada mais rapidamente pode não só gerar uma economia financeira como, também, contribuir para uma grande oportunidade de crescimento.

O SGI vem, quase sempre, acompanhado de profundas mudanças nas rotinas de todos os profissionais da empresa. A ideia é melhorar a qualidade do trabalho e garantir um ambiente saudável a todos.

Mas, para que isso aconteça, é necessário que os colaboradores estejam envolvidos nessas mudanças. Isso pode ser conquistado por meio de cursos, motivando seus clientes internos a buscarem por mais conhecimento.

Afinal, caso não haja o devido engajamento, será muito mais difícil fazer com que a equipe deixe sua zona de conforto e trabalhe em algo mais promissor, como a integração dos sistemas.

Agora que você entende melhor o que é o Sistema de Gestão Integrada, é hora de adotar um, não acha? Então baixe o nosso guia completo para conhecer as ferramentas necessárias.

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