Entenda a ISO 9001:2015 e como implantá-la na empresa

Entenda a ISO 9001:2015 e como implantá-la na empresa

O ano de 2018 é decisivo para as empresas que querem conquistar ou continuar com o certificado da ISO 9001. Isso porque o conjunto de normas internacionais da série ISO 9000 para os sistemas de gestão da qualidade passou por uma atualização, e o prazo de transição para a versão 2015 acaba em setembro.

Na prática, a ideia do TC 176, o Comitê Técnico da ISO responsável pelas normas da série ISO 9000, é amadurecer as regras concebidas e garantir que as organizações se integrem mais facilmente às tecnologias atuais — um grande desafio a ser cumprido, mas que, com planejamento e foco, você conseguirá.

Por dentro da ISO 9001

A ISO 9001 é um modelo seguro para a implantação da gestão de qualidade. No Brasil, ela foi revisada e publicada pela ABNT. O exercício dessas regras segue um padrão estabelecido para empresas do mundo inteiro, sejam elas públicas ou privadas.

Isso significa mais confiança para os clientes e usuários em relação aos produtos e serviços oferecidos, pois a gestão passa a utilizar o ciclo PDCA, o PlanDoCheckAction, que significa planejar, fazer, checar e agir. Dentro disso, 7 princípios são respeitados:

1) Foco no cliente: O foco principal da gestão da qualidade é atender às necessidades dos clientes e empenhar-se em exceder as expectativas dos clientes.

2) Liderança: Líderes em todos os níveis estabelecem uma unidade de propósito e direcionamento e criam condições para que as pessoas estejam engajadas para alcançar os objetivos da qualidade da organização.

3) Engajamento das pessoas: Pessoas competentes, com poder  e engajadas, em todos os níveis na organização, são essenciais para aumentar a capacidade da organização em criar e entregar valor.

4) Abordagem de processo: Resultados consistentes e previsíveis são alcançados de forma mais eficaz e eficiente quando as atividades são compreendidas e gerenciadas como processos inter-relacionados que funcionam como um sistema coerente.

5) Melhoria: A melhoria é essencial para uma organização manter os atuais níveis de desempenho, reagir às mudanças em suas condições internas e externas e criar novas oportunidades.

6) Tomada de decisão baseada em evidência: Decisões com base na análise e avaliação de dados e informações são mais propensas a produzir resultados desejados.

7) Gestão de relacionamento: Para o sucesso sustentado, as organizações gerenciam seus relacionamentos com as partes interessadas pertinentes, como provedores.

Principais atualizações da ISO 9001:2015

Se a certificação da ISO 9001 já é primordial para a qualidade de gestão, imagine, então, a versão atualizada, que leva em conta uma série de transformações pelas quais passou o mundo nos últimos 10 anos!  A ISO 9001:2015 traz inúmeros benefícios.

A atualização sana algumas dúvidas que cercavam o documento de 2008. A primeira alteração é em relação à estrutura e à terminologia. Agora, o Apêndice SL está mais harmônico, com termos e definições padronizados.

A nova versão do ISO também fez a inclusão de novos termos. A anterior utilizava a expressão ‘produtos’ para qualquer tipo de produção. Isso deixava as empresas prestadoras de serviços utilizando uma terminologia inapropriada. Agora, os termos ‘bens e serviços’ deixam mais claro que a ISO 9001 abrange todos os tipos de empresas.

Outro tópico considerado na migração da norma é em relação às partes interessadas. O texto prevê que elas não podem se referir somente aos clientes, mas a pessoas ou entidades que influenciam direta ou indiretamente nos resultados da organização.

Por falar em organização, a ISO 9001:2015 também determina a necessidade de gerenciar o conhecimento da corporação. Essa é uma forma de incentivar a busca pela especialização e evitar que o capital intelectual da produção seja perdido.

Além disso, a nova versão traz conceito aperfeiçoado em relação à documentação exigida para um sistema de gestão da qualidade.  Em 2008, as regras mencionavam manual da qualidade, plano da qualidade ou procedimentos e registros da qualidade.  Em 2015, esse assunto é tratado como “informação documentada”, de forma muito mais adequada ao modo como as organizações trabalham nos dias atuais.

Um tópico abordado de forma inédita trata do contexto organizacional, requerendo que a organização considere questões internas e externas no planejamento de seu sistema de gestão da qualidade. Isso faz com que as organizações busquem a perfeita aderência entre os processos do negócio e os processos considerados no sistema de gestão da qualidade.

Porém, não há dúvidas de que a mudança mais significativa na contida na ISO 9001:2015 refere-se à adoção da mentalidade de riscos e oportunidades. Essa abordagem amplia o conceito de ação preventiva por todo o texto normativo, de forma que as organizações, ao determinarem seus riscos como base do planejamento do sistema de gestão da qualidade, estejam trabalhando para aumentar suas chances de alcançar os resultados planejados.

Planejamento e execução da atualização da ISO

A IAF, International Accreditation Forum, deu um prazo de três anos, a partir da publicação do novo padrão ISO 9001: 2015 para que todos aqueles que já têm o certificado se atualizem. Para isso, o planejamento e a execução devem seguir as seguintes etapas. Confira!

Promover capacitações

Você deve começar já a promover treinamento do pessoal para preparar a migração da ISO. A capacitação é uma etapa essencial para o êxito no processo de migração.  Quanto mais rápido as pessoas estiverem capacitadas, maiores serão as contribuições de todos para a melhoria do sistema de gestão.

Fazer diagnósticos

Depois de capacitados, todos os setores serão responsáveis por identificar as lacunas e ações para a transição da ISO 9001:2008 para o modelo de 2015. Tudo isso deve ser documentado e discutido amplamente entre o time de implantação ou migração do sistema de gestão.

Contratar consultoria

É recomendável contratar uma consultoria para ajudar no direcionamento dos esforços pois a expertise de um especialista é fundamental para garantir que durante os trabalhos todos os requisitos sejam atendidos e todos os processos relevantes da organização, dentro do escopo de certificação, sejam contemplados.

Contratar softwares de automação dos controles para a Gestão da Qualidade.

Diante da busca das organizações para a produtividade com foco na otimização do tempo e na redução de custos, automatizar a gestão da qualidade é uma excelente opção para agilizar os processos e melhorar a comunicação entre eles.

Com o uso de softwares é possível realizar um acompanhamento em tempo real das métricas, facilitando o gerenciamento e consequentemente a tomada de decisões para a empresa. Gostaria de saber mais a respeito, clique aqui e conheça como você pode fazer isso.

Mudar o que for preciso

Mesmo que a sua empresa já tenha a ISO 9001: 2008, a migração para a nova versão trará muitos benefícios devido ao conteúdo mais apropriado e aderente ao modelo de negócio das empresas. Não tenha medo de mudar o que for preciso, pois a ideia é, de fato, usar a ISO 9001: 2015 com uma verdadeira ferramenta de gestão do negócio.

Auditar internamente

Os requisitos da ISO 9001:2015 devem passar por uma auditoria interna antes da auditoria do organismo certificador.  Realizar essa auditoria é, ao mesmo tempo, um requisito normativo e excelente oportunidade para checar se todos os requisitos estão implementados.  Todas as observações e não conformidades devem ser tratadas, conforme apropriado, para eliminar todas as lacunas remanescentes.

Agendar transição

Após o processo de implantação, um organismo de certificação deverá ser contratado e uma auditoria de certificação deverá ser agendada.

Chegou a hora de intensificar as ações para que a transição para a ISO 9001:2015 aconteça até setembro e atenda às expectativas de todos que fazem parte da organização, bem como dos clientes internos e externos. Para ajudá-lo ainda mais, baixe o nosso e-Book com as principais mudanças como primeiro passo e boa sorte!

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