Dicas de como manter o relatório de não conformidade sempre em dia

Dicas de como manter o relatório de não conformidade sempre em dia

O relatório de não conformidade está longe de ser uma novidade para as empresas que se preocupam com a qualidade de seus processos. Isso porque essa atividade é uma realidade comum nos procedimentos de avaliações, quando há a ocorrência de erros ligados à cadeia produtiva.

Atender a requisitos, expectativas e normas tanto dos clientes quando da própria organização não é uma tarefa simples. E é justamente o tratamento de não conformidades que atua como um verdadeiro legado da implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

Problemas e anomalias podem acontecer em qualquer empresa. A questão é como essas ocorrências são registradas e tratadas. Quer saber como relatar as falhas da forma e no momento certos? Então, confira nossas dicas a seguir!

O que é o relatório de não conformidade?

Um bom gestor da qualidade é aquele que está sempre atento ao que pode originar erros dentro da organização. De acordo com as certificações da organização internacional de padronização (International Organization for Standardization – ISO), as não conformidades ocorrem quando um requisito preestabelecido não é atendido.

São inúmeras as causas que contribuem para esses problemas e elas podem vir de fatores internos ou externos. O mais importante é saber identificar o transtorno de maneira correta. Para isso, perguntas básicas podem ajudar:

  • O que foi afetado?
  • Onde o erro aconteceu?
  • Quando a ocorrência foi descoberta?

Com base nas respostas a essas perguntas, o profissional do setor deve se responsabilizar pelo registro das evidências objetivas ligadas ao problema identificado. Assim, vale relacionar documentos, itens, registros, materiais e qualquer outro recurso importante para o serviço, produto, processo ou área na qual a não conformidade foi detectada.

O relatório de não conformidade é o agrupamento dessas informações com o apoio de evidências, fatos descritos e o máximo de referências aos requisitos não atendidos. O cadastro das ocorrências deve ser objetivo e direto para possibilitar que as informações sejam localizadas facilmente.

Atrasar o preenchimento desse relatório é uma realidade vivenciada por muitos profissionais da qualidade, especialmente quando o número de não conformidades é muito alto: a atualização é frequentemente deixada de lado ou feita de qualquer jeito.

No entanto, essa prática prejudica o funcionamento do SGQ. O gestor que não dá importância para esse requisito, pensa que está resolvendo algo mais importante ao remediar a não ocorrência, mas não percebe que está furando a padronização que existe para cumprir um propósito estratégico. 

Como não atrasar o relatório?

Tenha um software apropriado

Recorrer a suporte informatizado é uma excelente opção para quem deseja automatizar um sistema que, na prática, anda irregular. O mercado oferece diversas opções de softwares com foco no gerenciamento de não conformidades por meio do acompanhamento controlado e da integração de usuários responsáveis.

Graças ao avanço da tecnologia, os relatórios podem ser práticos e feitos de qualquer lugar. Dependendo da solução contratada, é possível transformá-los em painéis dinâmicos que permitem uma experiência melhorada quanto à análise crítica e estratégica. 

Prazos podem ser controlados de forma mais rígida quando as não conformidades estão vinculadas aos planos de ação em execução, independentemente da metodologia utilizada para combater as falhas.

Crie relatórios com frequência

Um dos erros mais cometidos nos setores de qualidade é falta do imediatismo para tratar as não conformidades assim que são apontadas. Não importa se o erro foi detectado no cotidiano de trabalho ou em uma auditoria interna, quando se deixa uma falha passar, duas vão passar no dia seguinte e assim sucessivamente.

Mesmo que ninguém mais se importe, o gestor da qualidade deve ter compromisso com a excelência. Na maioria dos casos, ele é o responsável por disseminar a cultura da perfeição do trabalho e da melhoria contínua. E esse é um motivo bom o suficiente para atacar todos os erros detectados.

Quanto mais se mantiver a cultura de elaborar os relatórios para cada falha, mais a equipe vai absorver a importância da atividade. Portanto, reúna os envolvidos para registro imediato, análise de todas as faces da causa e estudo da ação corretiva ou, para caso de problemas potenciais, estudar ações preventivas. 

Lembre-se de que ter outras tarefas durante o dia não é desculpa. Organize-se da forma certa. O passar do tempo desfavorece o debate em cima do relatório e diminui sua qualificação e seu efeito.

Entenda o que está em jogo

Compreender a necessidade da questão é fundamental para se manter em dia com a atividade. O primeiro passo é entender plenamente que a correção das não conformidades faz parte de uma meta estabelecida para garantir a sobrevivência da organização por meio de um planejamento estratégico.

Isso porque o tratamento das falhas com foco na melhoria contínua é uma das maneiras mais eficazes de aperfeiçoar os processos internos e aprimorar cada um deles junto com os serviços e itens produzidos.

A opção pela implementação de ferramentas da qualidade busca identificar as causas que devem ser analisadas, registradas e eliminadas. Trata-se de um trabalho sequencial que exige todo o comprometimento possível de colaboradores e, sobretudo, gestores.

Quando o obstáculo em um processo para de reincidir, a empresa passa a vivenciar uma evolução no fluxo de produção ou serviço, o que dispensa gasto de tempo e recursos em correções. Por isso, vale a pena atuar nas causas das não conformidades e assegurar que elas não voltem à tona.

Agilize o processo

O método utilizado para cadastro das ocorrências pode ser um grande inimigo da atualização. Existem instituições que procuram os caminhos mais longos para registrar as não conformidades e usam uma série de planilhas diferentes que vão e voltam em busca de aprovações e se perdem no plano de ação.

Quando a prática do processo é lenta e falha, o registro da não conformidade tende a ser pulado todas as vezes em que a ação corretiva ou preventiva falar mais alto. Com isso, as melhorias previstas no SGQ podem atrasar e, na pior das hipóteses, nem acontecer.

O relatório de não conformidade não pode ser encerrado enquanto a eficácia da ação corretiva ou preventiva não estiver comprovada. Manter o registro em dia implica incluir um período de avaliação quanto a possíveis reincidências. Se as ações tomadas forem eficazes, o relatório pode ser concluído.

Está pronto para manter seu relatório de não conformidade em dia? Então, aproveite para assinar nossa newsletter e receber outras dicas semelhantes! Até mais!

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