Auditoria interna: por que terceirizar?

Auditoria interna: por que terceirizar?

A auditoria interna é um dos recursos que empresas de diversos portes e segmentos utilizam quando pretendem implementar a melhoria contínua. Não só grandes multinacionais devem realizá-las quando precisam aprimorar seus processos.

O braço de uma auditoria pode se estender também para pequenas e médias empresas que busquem por maior competitividade. Começar arrumando a casa é a maneira certa para produzir mais e melhor. Não há progresso onde não há aperfeiçoamento.

Um dos desdobramentos do trabalho de um auditor envolve a gestão da qualidade. Ficou interessado no assunto? Continue a leitura e confira mais sobre o tema!

A relação da auditoria interna com a gestão da qualidade

O termo auditoria está relacionado à avaliação. Portanto, se fosse para resumir o processo de auditoria em poucas palavras, ele poderia ser definido como uma verificação de conformidade em relação a algum padrão definido.

O objetivo imediato de um auditor é buscar evidências de conformidade aos padrões e também, quando apropriado, identificar riscos e oportunidades de melhoria.  Contudo, uma única auditoria não é suficiente para propiciar a melhoria contínua de um processo.  Para que isso aconteça, ela precisa ser feita sistematicamente, de forma periódica.

Metaforicamente, é como se a empresa auditada fosse um carro. Sem as revisões para garantir seu perfeito funcionamento e fazer eventuais ajustes, aumentam as chances de falhas mecânicas.

E se o ideal é que a auditoria seja um processo para garantir o bom funcionamento de uma empresa, é por meio de técnicas de gestão da qualidade que isso pode ser materializado.

Oportunidades de melhoria identificadas nas auditorias devem ser gerenciadas de forma inteligente para que realmente agreguem valor aos processos organizacionais. Uma das técnicas que tornou-se referência mundial em melhoria contínua é conhecida como kaizen, sua tradução em japonês.

Foi no Japão que a melhoria contínua começou a ser parte dos objetivos permanentes das empresas, assim como o lucro. Tudo começou com a Toyota, que precisou ser eficaz ao extremo para se recuperar do estrago que a Segunda Guerra Mundial causou no parque industrial japonês.

Trazendo para a atualidade, a qualidade de uma empresa se traduz pela certificação ISO 9001, que foi recentemente atualizada. Empresas com essa chancela seguem as boas práticas de gestão, contam com processos transparentes, mostram respeito aos clientes e outros atributos que são conferidos. No modelo ISO 9001:2015, tanto as auditorias internas quanto os processos de melhoria contínua são requisitos obrigatórios, sem os quais é impossível fazer com que um sistema de gestão da qualidade seja eficaz.

O que significa auditar internamente

Empresas realmente empenhadas em melhorar mantém, em seus quadros, profissionais especialistas em auditoria. Eles se tornam agentes da melhoria contínua, seja verificando o nível de conformidade, detectando falhas pontuais e sistêmicas em processos internos e externos, identificando possíveis gargalos de produção, entre outros.

Um auditor deve ser alguém capacitado que conheça muito bem os processos que serão auditados. Ao mesmo tempo, precisa manter uma postura imparcial, caso contrário, o desempenho de suas atividades fica comprometido.

As avaliações devem ser impessoais e focadas no atendimento aos requisitos que dão base à auditoria, buscando evidencias de conformidade e, quando aplicável, declarando não conformidades quando houver evidencias objetivas das mesmas.  O trabalho do auditor termina com a entrega de um relatório com suas constatações, incluindo as evidências de conformidade, não conformidade e apontamentos de oportunidades de melhorias.

No entanto, é possível que e equipe de auditores internos não deem conta dos desafios que se apresentam. Fatores como a demanda operacional desses auditores internos, em suas funções primárias, a falta de experiência na realização de auditorias externas e o nível de intimidade com colegas de trabalho e processos muito conhecidos poderão influenciar a imparcialidade e a profundidade das auditorias, comprometendo seus resultados, sem contar que as falhas podem ser tão recorrentes que acabam se tornando parte do modus operandi da organização.

Quando isso acontece, uma alternativa é terceirizar a auditoria interna.

O papel da auditoria interna e da externa

A auditoria interna, conhecida também como “auditoria de primeira parte”, é um requisito obrigatório da norma ISO 9001:2015 e consiste na verificação sistemática, realizada pela própria organização ou equipe contratada por ela, do grau de conformidade aos requisitos de seu sistema de gestão da qualidade.

Existem dois tipos de auditorias externas: as auditorias realizadas por um cliente em um provedor de produtos ou serviços (fornecedor), também conhecida como “auditoria de segunda parte”, cuja finalidade é conhecer e/ou monitorar o nível de conformidade do sistema de gestão da qualidade do provedor externo aos requisitos da organização (cliente) e as auditorias realizadas em uma organização por um organismo independente, conhecidas como “auditorias de terceira parte”. Nesse caso, normalmente esse organismo independente é um “organismo certificador” que possui um credenciamento nacional ou internacional, como o INMETRO, por exemplo.  Esse tipo de auditoria existe para certificar a conformidade em relação a um determinado padrão normativo, como a ISO 9001:2015 ou outras normas de gestão certificáveis.

A decisão pela realização de uma auditoria de certificação por organismo credenciado é da própria organização.  O resultado esperado de uma auditoria de terceira parte é a emissão de um certificado que tem validade por três anos, com auditorias periódicas de manutenção normalmente anuais.

Quando contratar uma empresa especializada

Contratar uma empresa especializada pode ser uma boa alternativa para oferecer suporte na manutenção e aperfeiçoamento do sistema de gestão da qualidade.

A terceirização do processo de auditorias internas, incluindo o planejamento, a realização, o acompanhamento da implementação das ações corretivas e de melhoria decorrentes e o gerenciamento da performance dos processos do sistema de gestão da qualidade diante das auditorias poderá trazer grandes vantagens para as organizações por seu caráter absolutamente imparcial, elevados níveis de experiência e conhecimento técnico na condução dessa importantíssima ferramenta de gestão.

A terceirização da auditoria interna será uma solução que garantirá lisura nos processos. Além disso, a visão de profissionais de fora pode ser o oxigênio necessário para que as falhas sejam detectadas com precisão e o sistema de gerenciamento das ações decorrentes seja efetivo, sem abrir possibilidade a mascaramentos.

No entanto, alguns cuidados são importantes nessa tomada de decisão, a principal delas é a verificação da experiência e da credibilidade dos auditores a serem contratados.

E você, percebe que sua empresa está precisando oxigenar seus processo de auditoria interna? Entre em contato conosco agora mesmo! Será um prazer conversar e ajudar a implementar a melhoria contínua!

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