7 princípios de como fazer auditoria interna da ISO 9001:2015

7 princípios de como fazer auditoria interna da ISO 9001:2015

Se perguntar como fazer auditoria interna sem que ela pareça um mal necessário é uma atividade comum para quem trabalha no setor de qualidade. Visto em muitas empresas como um entrave, esse processo costuma ser encarado como um esforço duplicado para quem deseja obter ou manter a ISO 9001 ou qualquer outra norma de gestão.

O cerne da questão ignorada nesse pensamento é, sobretudo, o mais importante: a auditoria interna pode trazer muito mais ganhos para a empresa do que o esperado. Afinal de contas, ela permite uma verificação mais detalhada e frequente do que a própria auditoria externa dos organismos certificadores, trazendo benefícios que se desenvolverão dentro da instituição.

Auditorias são tarefas complexas e exigentes e, por isso, trazem efeitos de importância incrível para a organização! Além disso, para quem está a caminho de obter ou renovar a ISO 9001:2015, auditar internamente é um requisito obrigatório.

Por conta de todas as dificuldades que o gestor pode enfrentar durante esse processo, separamos 7 dicas sobre como fazer auditoria interna de forma eficiente! Você está pronto?

1. Seja perfeccionista e antecipado

Como você deve saber, auditorias têm tudo a ver com detalhes. São as minuciosidades que podem fazer a diferença na hora da auditoria externa, portanto, o cuidado com os detalhes é fundamental.

O tempo é inimigo da auditoria perfeccionista. Como líder, esteja disposto a organizar todas as etapas de maneira antecipada, oferecendo um prazo hábil para que as ações sejam preparadas com a atenção merecida. Uma boa ideia é deixar que cada processo do sistema de gestão da qualidade desenvolva suas próprias simulações baseadas nos padrões a serem auditados.

2. Planeje o cronograma

O cronograma geral é fundamental para que todos os envolvidos saibam os prazos de cada processo verificado, em um ciclo pré-determinado. Auditorias surpresas podem surtir um péssimo efeito entre os funcionários. Eles tenderão a achar que a empresa não confia neles, e não é disso que você precisa em um momento tão colaborativo como tal.

Tendo isso em vista, publique as intenções da auditoria e mostre que os auditores estão dispostos a ajudar. As verificações precisam ser vistas pelos funcionários como um ótimo momento para explicações, aprimoramento e até treinamento antes dos certificadores chegarem. Sendo assim, não ignore a produção de um cronograma completo, bem detalhado e amplamente divulgado entre os colaboradores.

3. Defina metas

Todo diagnóstico corporativo precisa ter metas estabelecidas. A auditoria interna funciona da mesma forma, mapeando os processos como uma espécie de raio-X. O que será analisado, em quanto tempo e por quais motivos? O que se espera obter com cada análise? Essas perguntas precisam ter respostas claras e compreendidas por todos os envolvidos, e não somente pela liderança.

Conduzir uma auditoria interna sem objetivos compreensíveis fará com que você se perca no meio das avaliações, sem saber para onde ir ou como as ações se conectarão com a obtenção do certificado final.

O estabelecimento de metas é bem mais fácil do que parece. Por exemplo, se você vai verificar o processo de pós-venda, o objetivo dessa ação seria verificar como funciona esse processo, suas resultantes e qual sua contribuição para a melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade, passando pela avaliação do nível de satisfação da clientela, dentre outras rotinas.

4. Use checklists e fluxogramas

A elaboração de um checklist é uma ferramenta ideal para a auditoria interna da ISO 9001:2015. Por meio dessa prática, fica mais fácil gerenciar a padronização de tarefas dentro das exigências da norma. A produção de fluxogramas é uma outra metodologia muito eficaz na hora de sequenciar os processos e entender a subordinação das tarefas e responsáveis.

Crie suas listas com um prazo antecipado, montando tudo com calma e priorizando a clareza das informações. Empregar o tempo necessário no desenvolvimento desses métodos pode salvar a sua certificação! Saiba priorizar as atividades mais importantes e cuide para que as hierarquizações sejam compreendidas por todos os funcionários, sem pressão.

5. Saiba conduzir a auditoria interna

Sua auditoria pode começar com uma reunião entre líderes, compartilhando e corroborando o plano de auditoria. Depois disso, é hora de partir para a prática de verificação. Há várias maneiras de realizar a coleta de informações durante a auditoria. O importante é saber como conduzir o processo, respeitando os prazos definidos e os fluxos do trabalho na instituição.

Escolha o formato mais adequado à realidade do negócio. Você pode optar por revisar registros, analisar dados de processos padronizados, conversar com os colaboradores, observar os procedimentos em tempo real, entre outros.

Lembre-se de que seu objetivo principal é documentar as evidências de que o processo funciona de acordo com o planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), atingindo eficiência nos resultados.

O bom da auditoria interna é que, além do mapeamento das áreas sem evidência de funcionamento adequado, é possível apontar partes que poderiam funcionar melhor com algumas mudanças.

6. Evite padrões genéricos

Dispense checklists genéricos. Confiar sua auditoria inteira a um formato padronizado por outro profissional significa ignorar processos que funcionam de uma maneira específica em sua empresa, e que necessitam de verificação personalizada.

Ferramentas genéricas tornam a auditoria mais pobre e arriscada. Sem contar que elas tendem a não agregar muito valor à empresa. Como gestor do setor, você deve levar em conta os benefícios da auditoria interna para a empresa, entendendo que ela vai além de uma preparação para as normas ISO.

7. Não ignore o relatório e a avaliação da efetividade

É fundamental que o encerramento da auditoria não seja atribuído ao final das verificações, nem à entrega do relatório. Por sua vez, esse documento deve descrever todo o processo realizado nas etapas de checagem, revelando as não conformidades registradas no procedimento.

A partir dessas irregularidades, o auditor precisa incentivar a adoção de ações corretivas ou preventivas, respectivamente. Com o relatório bem descrito, a organização auditada terá mais facilidade para identificar a causa das não conformidades, sugerindo ou desenvolvendo soluções para a correção dos problemas encontrados.

Uma vez que as ações corretivas e preventivas são implementadas, é recomendada uma avaliação de efetividade. O processo não acabou e, tecnicamente, será contínuo. Afinal, o objetivo da auditoria interna da ISO 9001:2015 é preparar a empresa para a norma e deixar um legado para a melhoria contínua dos processos.

Para analisar a efetividade, você pode providenciar uma auditoria simplificada e direcional, com o objetivo de extrair um relatório gerencial com as conclusões gerais.

E aí? Tirou suas dúvidas sobre como fazer auditoria interna e se preparar para a ISO 9001? Então, aproveite para curtir a nossa página no Facebook e conhecer nossas novidades.

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