6 erros comuns ao implementar a ISO 9001

6 erros comuns ao implementar a ISO 9001

O sucesso na implementação da ISO 9001 é fruto da instalação de uma cultura da qualidade no ambiente corporativo. Incorporar os princípios determinados pela certificação em todos os processos, produtos e serviços não é tarefa fácil para as empresas. Entretanto, tudo pode ficar ainda pior quando os gestores passam a cometer erros graves sem perceber.

Tentar implantar a norma com conceitos antigos só acarretará desperdício de dinheiro, tempo e esforço, já que manter um sistema superficial nessa nova versão ficou ainda mais complicado.

Você já se perguntou por que algumas empresas enfrentam tantas barreiras com Sistemas de Gestão da Qualidade e outras empresas não? A base dessa resposta será sempre a mesma, porque o erro, provavelmente, está na forma como a norma é vista ou inserida na organização.

No post de hoje, vamos apontar 6 erros que são tidos como fatais ao implementar a ISO 9001. Acompanhe o post para identificar essas problemáticas e fugir o quanto antes possível! Boa leitura!

1. Implementar a ISO 9001 sem planejamento

Como na maioria dos processos de gestão, o planejamento é o primeiro passo da cadeia. Se essa etapa for mal designada ou se os gestores não considerarem a profundidade do planejamento para a definição das estratégias da instituição, erros serão colhidos num futuro bem próximo.

Na hora de planejar, é preciso analisar tendências de mercado e demonstrar habilidade para traçar perspectivas de futuro para a empresa.

Na revisão de 2015 da ISO 9001, a capacidade de identificar e tratar riscos relevantes e oportunidades que impulsionem o crescimento da organização é um item bastante requerido. Portanto, dê atenção especial na determinação do contexto da organização, levando em conta as necessidades reais do negócio, as expectativas das partes interessadas e os riscos e oportunidades relevantes.

2. Não conseguir engajamento pessoal

O envolvimento dos colaboradores é um ponto fundamental para o sucesso da ISO 9001. A negligência desse quesito é um erro muito comum entre as organizações, o que acaba frustrando a esperada mudança nos processos internos.

Quando se ouve falar na implementação de um sistema de qualidade, os boatos tendem a correr pelas empresas, abrindo caminho para informações distorcidas e conclusões erradas, até mesmo, sobre a situação financeira da companhia.

Conversar sobre a ISO 9001 com os colaboradores de forma compreensiva e justa é papel da liderança. Como gestor, você deverá se esforçar para explicar as vantagens e desafios que virão pela frente, mantendo os funcionários unidos em prol de um objetivo único.

3. Descartar a pré-auditoria

O processo de certificação dessa norma costuma ser tão meticuloso que as empresas decidem investir na pré-auditoria. Independentemente da auditoria interna, que é um requisito obrigatório e que deve ser realizado pela própria organização, a pré-auditoria é uma atividade opcional e, via de regra, realizada pelo próprio organismo certificador que fará conduzirá a auditoria de certificação.

Além de ajudar na constatação de possíveis erros de interpretação de requisitos ou falhas na implementação do Sistema de Gestão, a pré-auditoria serve como simulação da auditoria de certificação, pois normalmente já é feita por um membro da própria equipe auditora do organismo de certificação.

O que muitas empresas não percebem é que, na busca por mapear as falhas, essa checagem também contribui para mostrar aos colaboradores que a auditoria final não será um bicho de sete cabeças.

Ignorar essa etapa é arriscado demais, pois, além de deixar a empresa mais vulnerável às instabilidades da implementação, causa grande ansiedade nas pessoas sobre a visita do órgão certificador.

Por isso, se você puder mostrar para elas o processo de auditoria é mais simples do que parece, será um ponto extremamente positivo!

4. Não envolver a Alta Direção

Por mais que você represente o setor de qualidade na organização, é necessário contar com a participação ativa da Alta Direção. Aliás, a ISO 9001:2015 enfatiza essa necessidade ao redefinir as funções do Representante da Direção no novo texto da norma.

Desconsiderar o comprometimento dos diretores da empresa é um erro fatídico, pois um sistema de gestão da qualidade precisa ser tomado como parte da estratégia corporativa.

Ao respeitar a hierarquia corporativa, a Alta Direção deve se envolver com a causa, estabelecendo comunicação direta e eficiente com todos os colaboradores a respeito da implementação da ISO 9001.

Quanto mais os funcionários forem estimulados quanto aos benefícios da transformação dos processos do sistema de gestão, mais naturalmente será conduzida a implementação e mais tranquilo será o processo de certificação ISO 9001 da empresa.

5. Ignorar a ajuda de um especialista

Contratar uma consultoria para implementar a ISO 9001 não é uma obrigação para empresa alguma. O que pode vir a ser um erro fatal é quando o gestor decide não procurar ajuda mesmo quando há incerteza na maioria dos processos implementados.

O futuro desse tipo de decisão é, sem dúvidas, uma série de ocorrências detectadas que poderão dificultar a emissão do certificado.

Se você não tem a familiaridade necessária com sistemas de gestão ou ainda tem muitas dificuldades com as alterações na última versão da norma, será praticamente impossível implementar a ISO 9001 sem o acompanhamento de um especialista.

Há uma série de fatores a considerar durante a implantação, como a determinação dos processos do sistema de gestão, sua configuração, sequencia e interação, a decisão de como será a estrutura da documentação e o estabelecimento dos melhores controles para mensurar o desempenho dos processos frente aos objetivos traçados. Sem falar na leitura e interpretação do texto da norma.

Sem a experiência desejada, as chances de fracassar na auditoria final só tendem a crescer, fazendo com que os bons resultados prometidos com a ISO saiam muito mais caros do que o investimento em um consultor especialista.

6. Acreditar que existe uma receita pronta

Por incrível que pareça, nem dá para contar o número de gestores da qualidade que acham que a implementação da ISO 9001 bem-sucedida é resultado de uma receita pronta.

Isso não existe. Nem uma receita, nem um pacote, software ou padrão estabelecido além da própria norma. Cada empresa tem suas características, visões e interesses diferentes. E é dentro dessa realidade peculiar que o sistema de gestão da qualidade deve se encaixar.

Necessidades de recursos, escolha de ferramentas e métodos apropriados para os processos do sistema de gestão são escolhas que dependem da natureza da empresa, dos clientes, produtos, serviços e das partes interessadas da organização.

Assim, cada empresa terá que desenvolver seu próprio sistema de gestão, compatível com suas estruturas e necessidades. A partir disso, e evitando cometer os erros listados neste artigo, sua instituição caminhará para a obtenção de resultados incríveis e melhorias contínuas! Sem falar no aumento do nível de competitividade no mercado!

A Pollon conta com uma equipe de profissionais competentes para desenvolver e implementar a ISO 9001 em empresas de todos os portes por meio de soluções personalizadas. Entre em contato e converse com um especialista sobre a sua necessidade.

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