5 técnicas para implantar um sistema de gestão da qualidade

5 técnicas para implantar um sistema de gestão da qualidade

Implantar um sistema de gestão de qualidade (SGQ) é uma decisão estratégica que deve ser muito bem avaliada para garantir que os processos e produtos sejam melhorados conforme a realidade da empresa.

O objetivo principal de um SGQ é a satisfação das necessidades de todos os envolvidos: clientes por meio da qualidade, colaboradores por meio do crescimento profissional e gestores por meio da produtividade.

Conheça, neste post, 5 técnicas para implementar essa metodologia no seu negócio. Boa leitura!

1. Envolva todas as pessoas da sua empresa no processo

É muito comum escutar que o maior obstáculo na implantação de um SGQ é engajar os colaboradores, o que é a mais pura verdade. Sendo assim, uma boa forma de conquistar seguidores para esta empreitada é entregando conhecimento. Afinal, convenhamos que ninguém se envolve com assuntos que desconhece, não é mesmo?

No ambiente organizacional todos estão focados em cumprir suas tarefas com eficiência e, dificilmente, alguém enfrentará um processo que não domina. Portanto, antes de colocar o SGQ em prática, reúna os funcionários e diga o que será feito, quem são os responsáveis pela mudança e o que se espera da equipe. Neste momento, é essencial que você deixe clara a importância dessa mudança para o plano de crescimento dos negócios.

Pense na possibilidade de contratar uma empresa especializada que possa oferecer cursos e materiais práticos sobre o tema, pois todos os envolvidos precisam enxergar com clareza como tal processo afetará a rotina da corporação  o que os torna mais confortáveis e interessados pela causa.

2. Defina claramente o escopo de seu SGQ e os produtos cobertos por ele. 

Se sua empresa possui vários tipos de negócios ou linhas de produtos muito diferentes, você deve definir claramente qual o escopo (foco, abrangência) de seu Sistema de Gestão da Qualidade, incluindo quais os tipos de produtos cobertos por esse escopo.  Além de facilitar o direcionamento dos esforços para implementar o SGQ, alocando os recursos de forma apropriada e focada, você evitará problemas durante o processo de certificação, pois o Organismo Certificador saberá claramente qual a abrangência (cobertura) de seu Sistema de Gestão da Qualidade.

3. Mapeie os processos

Outro passo importante do ciclo de aplicação do SGQ é o mapeamento dos processos. A empresa precisa verificar todos os detalhes, desde a fabricação de um produto ou elaboração de um serviço até a entrega do mesmo para o cliente. Com esse entendimento, é possível elaborar os procedimentos mais apropriados e que garantam os melhores resultados.

Isso é extremamente necessário, pois, por vezes, o produto pode sair da fábrica em perfeitas condições e chegar à casa do cliente com algum defeito, uma vez que o problema pode não estar na produção, mas sim no armazenamento e entrega dos lotes, feitos de maneira que causem algum dano significativo à mercadoria.

De forma semelhante, na produção também podem existir tarefas que contenham deslizes ou pequenas falhas que prejudiquem a qualidade. E a função do sistema de gestão da qualidade é justamente cuidar disso, organizando tudo de maneira preventiva para que tais falhas sejam evitadas ou, se ocorrerem, que sejam cuidadas de modo a não impactar os clientes.

4. Defina metas e indicadores

Após mapear os processos, é preciso definir metas e indicadores de qualidade para medir a eficácia e a eficiência dos processos da empresa, ou seja, se os resultados foram alcançados e se foram usados os recursos adequados. E aqui um fator que você deve considerar: estes objetivos precisam ser práticos e totalmente atingíveis, respeitando a realidade dos negócios.

Depois de coletar esses dados, você passará a tomar decisões mais certeiras, tanto na mudança de algum procedimento quanto na melhoria contínua dos processos em geral. É imprescindível saber analisar esses resultados e tirar deles o necessário para melhorar a qualidade dos produtos e serviços.

E é justamente por isso que você, gestor, precisa estar sempre por perto, mantendo-se ao lado dos colaboradores, vivenciando tudo o que acontece e motivando cada integrante do time. Afinal, um líder deve ser o grande avalista das melhorias, promovendo o engajamento de todos constantemente.

5. Utilize métodos eficazes para aumentar a eficiência da gestão da qualidade

Existem diversos métodos para desenvolver a gestão da qualidade nas empresas. Hoje, você vai conhecer dois deles, largamente utilizados em análises de processos e solução de problemas, que são: o gráfico de controle e o diagrama de Ishikawa.

Gráfico de Controle

É uma ferramenta da qualidade embasada em estatística, considerando que todo processo sofre variações. Com esse método, é possível visualizar mais facilmente as variações e definir parâmetros que apontem se uma determinada atividade está sendo cumprida dentro dos limites esperados. 

Para usar essa técnica, após escolher o objeto de estudo (característica ou variável), você precisa registrar regularmente os dados obtidos por amostras de medições durante o processo. Estes dados são registrados em um gráfico, onde é traçada uma linha central dentro de uma faixa de limites, denominada limite de controle.

Analisando esse tipo de gráfico, a tomada de decisão torna-se mais simples, pois tudo fica mais visível. Quando dados estão fora dos limites de controle, isso significa que o processo está fora de controle e que o processo precisa ser ajustado; já quando os dados estão dentro desses limites, normalmente podemos interpretar que o processo mantém-se sob controle, ou seja, conforme o esperado.

Entre os benefícios dessa metodologia estão:

  • redução de desperdícios e retrabalhos;
  • diminuição dos custos de produção;
  • aumento da satisfação do cliente;
  • obtenção de informações importantes para a melhoria do processo.

Vale ressaltar que os gráficos de controle também são úteis para identificar tendências no comportamentos das variáveis analisadas.

Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de Causa e Efeito

O Diagrama de Ishikawa, popularmente conhecimento como “Espinha de Peixe”, apresenta uma estrutura gráfica que nos auxilia na investigação das possíveis causas de um problema, divididas em 6 categorias chamadas de 6M´s, que significam:

  • método;

  • matéria-prima;

  • máquinas;

  • mão de obra;

  • medição;

  • meio ambiente.

Além disso, esse método define também as possibilidades de melhoria e os impactos que esses fatores podem causar na qualidade do produto ou serviço.

Para elaborá-lo, reúna todos os profissionais envolvidos no processo. Em seguida, identifique o problema e o efeito a ser analisado, definindo também o objetivo a ser alcançado. Depois, proponha que o time apresente ideias de possíveis causas relacionadas ao problema (efeito) em questão, classificando essas “causas” dentro das 06 categorias citadas (6M´s).  Por fim o diagrama de Ishikawa será montado e um plano de ação poderá ser elaborado com o intuito de resolver o problema e evitar sua reincidência.

Entre as vantagens de adotar o Diagrama de Ishikawa, estão:

  • eficácia quanto às atividades de melhoria e gestão da qualidade;

  • discussão de ideias;

  • engajamento da equipe;

  • atuação direta no problema (plano de ação).

Esperamos que as técnicas mencionadas neste post possam ajudar na implantação de um bom sistema de gestão de qualidade na sua empresa. Basta colocar estas informações em prática para conquistar um lugar de destaque no mercado competitivo. Afinal, sua marca só conseguirá manter-se “respirando” se o SGQ estiver integrado nela.

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